BI sprendimai
Sėkmingą projektų valdymą lemia daugybė veiksnių, tame tarpe ir išankstinis darbų bei biudžeto planavimas. Tačiau ne retai projekto biudžetavimui yra skiriamas per mažas dėmesys ir nepilnai išnaudojama pradinio planavimo teikiama nauda verslui, projekto vadovui, projekto komandai ir klientui. Formalus projektų biudžetavimo procesas priverčia numatyti projektui reikalingus resursus ir suplanuoti būsimas išlaidas. Galimybė patogiai analizuoti ankstesnių projektų duomenis ir efektyvūs projektų planavimo įrankiai leidžia tiksliau suskaičiuoti pradinius įverčius. Tuo pačiu, standartizuota projektų biudžeto forma palengvina ir pardavimų valdymą, pasiūlymų ruošimo procesą, turi teigiamos įtakos projekto komandos produktyvumui.
Projektų laiko apskaitos duomenys leidžia teisingai vertinti resursų pajėgumą ir tiksliau planuoti realų resursų užimtumą. Kai resursai užimti, išvengiama nepagrįstų pažadų klientams. Esant mažesniam apkrovimui galima operatyviai keisti kainodarą. Taip pat, išsamūs duomenys atskleidžia skirtingo lygio kompetencijas ir identifikuoja galimus sprendimus. Esant aukštam projektų pelningumui ir pilnam užimtumui reikia rūpintis resursų plėtra, tačiau kartais pakanka dalies resursų pakeitimo ar tikslingų veiksmų keliant konkrečias kompetencijas.
Net ir pačių didžiausių organizacijų ištekliai yra riboti. Todėl tik teisingi sprendimai, kam ir kada skirti resursus leidžia išgyventi ir augti. Formalus laiko apskaitos duomenų valdymo savaime leidžia nepamiršti, kad resursai yra riboti ir skatina vidinę projekto komandos narių savikontrolę. Tinkamas prioritetų išdėliojimas yra gyvybiškai svarbus procesas kiekvienam augančiam verslui. Tai nusako kaip panaudoti turimus resursus, siekiant didžiausios naudos ir kaip pašalinti projektų nesėkmes. Projektų parinkimas ir prioretizavimas leidžia įvertinti potencialią investicinę grąžą ir projektui reikalingų resursų ir kaštų poreikius, galimas rizikas.
Sugebėjimas identifikuoti ir detaliai planuoti projekto įgyvendinimui reikalingas veiklas yra brandaus projektų valdymo proceso indikatorius. Didžiausią naudą planuojant veiklas suteikia teisingai įvardinti tarpiniai rezultatai, kurie leidžia optimizuoti projektų valdymo kontrolės procesą, leidžia laiku pastebėti problemas ir jas spręsti. Projektų planavimas suteikia galimybę paprastai ir efektyviai planuoti užduotis, veiklą, skirstyti atsakomybes ir planuotis rezultatus. Aiškus ir nuoseklus projektų planavimas leidžia išvengti nusivylimų dėl nepasisekusių ir pradelstų projektų. Tai pasiekiama nustatant tvarkaraščius ir kertinių sprendimų momentus, kas padeda užtikrinti savalaikį projektų vykdymą neviršijant biudžeto.
Atsakingi asmenys suveda informaciją apie jiems priskirtų užduočių eigą, šie duomenys apjungiami ir atvaizduoja viso projekto būseną. Tokiu būdu visos suinteresuotos šalys turi aiškų, nuoseklų vaizdą apie atliktas užduotis, vykdomas veiklas ir bendrą projekto statusą.
Išsamūs darbo laiko apskaitos duomenys ne tik leidžia įvertinti projekto komandos ir atskirų jos narių produktyvumą, bet ir identifikuoja galimas produktyvumo kėlimo galimybes. Idealiu atveju laiko apskaitos duomenys automatiškai paverčiami projekto kaštais bei atitinkamai suskaičiuojami išvestiniai produktyvumo rodikliai.
Išsamūs laiko apskaitos duomenys sudaro pagrindą finansiniam tarpinių rezultatų įvertinimui. Tai leidžia tartis su klientais dėl tarpinių atsiskaitymų ir automatizuoti sąskaitų išrašymo procesą. Taigi, laiko apskaitos duomenys leidžia pagerinti pinigų srautus, mažėja investicijos į apyvartinį kapitalą, atitinkamai mažėja apyvartinio kapitalo finansavimo sąnaudos.
Projektų valdymo informacinės sistemos suteikia galimybę realiu metu matyti su projektų valdymu susijusią informaciją, tokią kaip projekto kaštai, projekto terminai ir terminų vykdymo statusas, būklė, pelningumas, resursų užimtumas, komandos produktyvumas, biudžeto vykdymas, kliento pasitenkinimas.