BI sprendimai

Ar Jūsų IT projektas pasmerktas sėkmei?

Ar žinote, kaip išmatuoti ar pasiekėte išsikeltus tikslus?

Sėkmingi sistemų kūrimo ir diegimo projektai prasideda nuo ekonomiškai pagrįstų sprendimų įmonės lėšas skirti investicijoms į informacines technologijas. Suprasti, ar, pavyzdžiui, 200 tūkstančių eurų investicijos į gamybos planavimo įrankį padės pasiekti Jūsų įmonės viziją, galima tik tuo atveju, kai tiksliai žinote, kokios Jūsų problemos bus išspręstos.

Problemos ir iš jų kylantys tikslai turi būti individualūs. Tikslai turi būti keliami remiantis ne tuo, ką sistema gali bendrai daryti, bet tuo, ką sistema turėtų daryti konkrečiai Jūsų įmonėje.

tikslai

Atsakyti, ką sistema turėtų daryti, galima tik identifikavus problemų priežastis verslo procesų grandinėje. Pavyzdžiui, pasiekti užsibrėžto projektų pelningumo gali nepasisekti, nes pardavėjai blogai įvertino planuojamas sąnaudas, pirkimų vadybininkas nesudarė tiekimo sutarčių geriausiomis sąlygomis, logistikos vadybininkas neužsakė pigiausios transporto priemonės, gamybos linijos darbuotojai sugadino daugiau nei planuota medžiagų, finansų kontrolierius neteisingai paskirstė netiesiogines sąnaudas ir t.t. Taigi, turite aiškiai žinoti, kokioje proceso vietoje, koks proceso dalyvis ką ir kaip turi atlikti – konkrečiai apibrėždami ką ir kaip sistemoje turi atlikti visos naudotojų grupės.

Tiksliai įvardinti tikslai leidžia suvaldyti projekto biudžetą, terminus, kokybę ir rizikas – nepriklausomai ar Agile, ar Waterfall metodologija yra pasirinkta – kuo tiksliau yra apibrėžtas rezultatas, tuo lengviau užtikrinti projekto sėkmę.

Ar žinote, kokius ir kodėl vidinius pokyčius, reikės įgyvendinti?

Naujos verslo valdymo sistemos diegimas sukelia reikšmingus verslo procesų pokyčius. Verslo procesai yra vienas svarbiausių įrankių įmonėje kuriančių vertę, tad kaip teisingai suvaldyti pokyčių riziką? Įmonės procesus, galima įvertinti skalėje nuo bazinių procesų vienodų rinkoje, tokių kaip DU apskaita iki visiškai unikalių procesų, kuriančių įmonės konkurencinį pranašumą, pavyzdžiui gamyba. Taigi – sukuriame detalų planą kas, ką ir kaip daro, įvertiname, kiek įmonei yra svarbios vidinės taisyklės, tradicijos ir nusistovėjusios tvarkos, t. y., surandame kurioje skalės Bazinis – Unikalus vietoje procesas randasi ir galime nesunkiai suprasti, kur reikia ruoštis procesų pokyčiams, o kur yra verta investuoti į specifinius sistemos pritaikymus. Kitaip tariant, rinkoje siūlomi „off-the-shelf“ sprendimai (Microsoft AX, Oracle, SAP, IFS ir kiti) yra sukurti remiantis daugelio įmonių geriausiomis praktikomis, tad procesus, kurie įmonėje gali būti suvienodinti netgi su Jūsų konkurentu – verta maksimaliai „pritraukti“ prie sistemos. Pavyzdžiui, darbuotojo įdarbinimo procedūra gali būti vienoda tiek pas jus, tiek pas Jūsų konkurentus. Tuo tarpu procesams, kurių dėka galite aplenkti konkurentus, verta sistemoje sukurti unikalius funkcionalumus, ar sukurti atskirą išorinį sistemos modulį, ir sistemą maksimaliai pritraukti prie procesų. Pavyzdžiui, sistema turi būti visiškai pritaikyta Jūsų produkto gamybai.

baziniai-unikalus-procesai

Teisingas procesų pokyčių suvaldymas minimizuoja trumpalaikius veiklos pablogėjimus sistemos kūrimo ir diegimo metu, o pagrįstos investicijos į sistemos plėtojimą maksimizuoja investicijų atsipirkimą ilguoju laikotarpiu.

Su pasirinktu diegimo partneriu – nors ir į karą?

Kai jau žinote ką ir kaip reikia padaryti, labai svarbu pasirinkti tinkamą partnerį, kuris jums padės lengvai pasiekti finišo tiesiąją. Geras partneris yra toks svarbus, kad netgi galima sakyti, jog geriau nesirinkti jokio sistemos kūrimo ir diegimo partnerio, nei pasirinkti blogą.

Tinkamą potencialių diegėjų sąrašą galima sudaryti tik nuolat sekant informaciją, ką rinka gali pasiūlyti. Tuomet seka kritiškai svarbus žingsnis – atskirti, kurie partneriai gali įgyvendinti projekto tikslus, o kurie gali tik parduoti savo sprendimą. Netgi tokioje mažoje Lietuvos rinkoje rasite ne vieną ir ne du galimus partnerius, kurie siūlydami tą patį technologinį sprendimą, gali žymiai skirtis patirtimi, darbų atlikimo metodika, kokybe, kaina ir kitais svarbiais aspektais. Kaip tuomet pasirinkti ne geriausią pardavėją – geri pardavėjai, sugeba ir ledą eskimui parduoti – o visų pirma geriausią technologinį sprendimą, ir antra – geriausią partnerį? Pavyzdžiui, Lietuvoje galima rinktis daugiau nei iš dviejų šimtų sprendimų ir partnerių pagal įvairius sistemų tipus:

Šioje vietoje sunku išsiversti be detalių reikalavimų sistemos duomenų bazei, sistemos logikai ir vartotojo sąsajai. Turint aiškius kriterijus paremtus detaliais reikalavimais, galima objektyviai įvertinti skirtingų technologijų ir partnerių skirtumus ir pasirinkti geriausiai atitinkantį Jūsų įmonės poreikį. Pavyzdžiui, norite optimizuoti prekių priėmimo į sandėlį procesą. Jeigu sistemai keliamas reikalavimas tėra užregistruoti gautas medžiagas, tai visos sistemos turinčios sandėlio valdymo modulį teoriškai išpildo šį reikalavimą. Tačiau, jeigu reikalavimas yra: Sistemoje turi būti galimybė planšetėje išsifiltruoti pirkimo užsakymus pagal tiekėją, tuomet pasirinkti vieną ar kelias eilutes ir pateiktam medžiagų sąrašui pakoreguoti kiekį –  sistemos pasirinkimo metu galite atsakyti į eilę klausimų: ar sistema veikia planšetiniuose kompiuteriuose, ar sistema leidžia apjungti kelis užsakymus, ar sistema leidžia filtruoti pagal tiekėją, ar sistema leidžia koreguoti kiekį ir t.t.

Be to, laikas sugaištas ruošiant detalią būsimos sistemos specifikaciją su kaupu atsiperka ne tik dėl galimybės pasirinkti geriausią sprendimą ir partnerį. Kai reikalavimai yra ruošiami nepriklausomai nuo sprendimo ir partnerio, sukuriamos labai palankios sąlygos deryboms dėl kainos, o reikšmingas nuolaidas sutinka suteikia ne tik diegimo partneris, bet ir sistemos gamintojas.

Ar galite užtrinti kompetentingą projekto kontrolę?

Ne mažiau svarbus aspektas sėkmingame projekte yra nuolatinis ir kompetentingas projekto valdymas. Projektui įsibėgėjus, kai Jūsų ir partnerio komanda įsitraukia į darbus, reikia nepamiršti nuolat stebėti projekto pulsą apie einamus darbus, pasiektus rezultatus, ir planus. Geriausia tai daryti stebint nustatytus rodiklius. Rodiklių parinkimui reikia skirti pakankamai dėmesio ir resursų, nes, pasinaudojant Eliyahu M. Goldratt išmintimi: „Pasakyk man, kaip mane vertinsi, ir aš pasakysiu, kaip aš elgsiuosi“ – rodikliai gali stipriai įtakoti projekto eigą.  Taigi, savalaikiai ir tinkami sprendimai dėl pokyčių projekte, dėl einamųjų problemų bei visų kitų klausimų yra priimami proaktyviai valdant projektą.

Aukštas projekto atsiperkamumas yra neišvengiamas tiksliai žinant poreikius, suvaldžius susijusius pokyčius, pasirinkus tinkamą partnerį ir kompetentingai atliekant projekto kontrolę.